採用アウトソーシングの上手な使い方

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採用アウトソーシング

まず、採用アウトソーシングと言う言葉を聞いた事があっても、詳しい業務内容までは分からないと言う人事の方が大半なのではないでしょうか。今回はそんな採用アウトソーシングをご説明したいと思います。

1.採用アウトソーシングとは?

採用アウトソーシングとは、「RPO(Recruitment Process Outsourcing)の略で、企業に代わって採用業務を代行する人材サービスを意味し、新卒採用におけるアウトソーシング業務は、大きく3つに分類する事ができます。

1つ目は、「就職サイト管理、及び選考日程調整、合否連絡業務の代行」です。

新卒採用の王道と言えば、リクナビ、マイナビに代表される就職サイト掲載ですが、社内に人事部が無く、総務部等が採用業務を兼務せざるを得ないような場合、複雑な操作と多くの時間を要する就職サイトの管理に代表される「裏方業務」を任せる事で、人事担当者が面接や選考と言った学生と接触する主体業務に集中する事が可能になります。

2つ目は、「会社説明会、及び選考業務の代行」です。

こちらはある程度の規模感のある企業が利用するサービスで、会社説明会を全国各地で行い、企業合同説明会も複数回出展しているような場合、移動距離や日程の重複が問題になります。このようなケースで、「人員の補充」として利用します。

ただし、業務代行者が会社説明会や選考で直接学生と顔を合わせる為、代行者の人柄が学生の志望動機形成に影響してしまう危険があり、サービスの利用には充分な注意が必要です。

3つ目は、「新卒採用そのものの代行」です。

小規模企業の新卒採用は、通常1年に渡る長期戦となり、相当な負担が生じる事から新卒採用そのものを業者に一任してしまうサービスです。とは言え、採用業務に長けた代行業者とは言え、請け負った企業の求める人物像を把握し、業務内容、将来的ビジョンを学生に浸透させ、入社希望まで導くのはとてもハードルの高い難業務です。

前述したように代行者の印象が学生に与える影響も危惧される為、採用初年度に限定するなどして、ゆくゆくは自社主導で採用を行えるよう準備されると宜しいかと思います。

 

2.サービス導入時の基本的な考え方

採用アウトソーシングの代行業者は、企業に代わって前述したような採用業務を代行してくれますが、業者選択の際に注意すべき事は、「何を、どこまで、いくらで、誰が代行してくれるのか?」です。

まず、「何を」は、どのような業務を代行して欲しいのか?となり、自社の採用中に発生すると思われる業務を全て書き出し、自社で行える事、任せる事を仕分けしてみると良いでしょう。

「どこまで」は、業務量や作業回数を意味し、例えば、選考日程調整における電話業務を任せる場合、「一人の学生に対して何回まで電話をするのか?」と言うことになります。業務量や作業回数は、費用に直結する為、事前に相応で明確にしておく必要があります。

続いて「いくらで」ですが、各代行業者で考え方が異なり、「期間」で費用計算するところもあれば、「業務量」で計算するところもあるので、詳細な見積書、もしくは作業内容書を事前に必ず提出してもらいましょう。

そして最後の「誰が代行してくれるのか?」ですが、貴社の人事に変わって学生と接してもらうわけですからそれが誰であるかは明確にしておきたいものです。性別や年齢等、貴社がイメージとかけ離れている場合もあるかもしれません。

尚、上記以外にも、各大学のキャリアセンターへの挨拶廻り、入社案内やDM等の発送代行を行う代行業者もあり、各代行業者の特徴、得意不得意、出来ること出来ない事、料金形態等、細部に渡るまでしっかりとヒアリングしましょう。

活用のポイント

3.サービス利用のリスク、注意点

採用アウトソーシングサービスの導入に際しては、採用業務負担の軽減と言ったメリットもありますが、少なからずデメリットも生じますので、そちらをご説明したいと思います。

「採用力が養われない」・・・業務内容に関わらず、一旦自社の手から業務が離れる為、その業務に対しての経験値が向上しません。よって、採用力強化、採用ノウハウ蓄積と言った面では、マイナスになります。

「ミスの発生」・・・採用業務に慣れた業務代行業者と言え、人間がやる事ですので、多少のミスは発生するものと考えるべきです。少々コストが掛かっても、ミスに厳しく、二重、三重の確認作業を行う業者を選びましょう。

「第三者が自社を希望する学生と接点を持っている」・・・就活生は人を通じて沢山の情報を得て、志望度を高め、意中の企業に入社します。その一部を外部に委ねる事で生じるメリット、デメリットを十分理解した上で、サービスを利用しましょう。

「緊急時や想定外の対応」・・・例えば、当初予定よりも架電対象学生が増えてしまった場合や同じく採用期間が延長してしまった場合等、どのような対応をしてくれるのか?と言うことです。想定される事は全て契約書に残すようにしましょう。

まとめ

・採用アウトソーシングとは、採用に関する業務の一部や全てを、専門のアウトソーシング会社に委託すること。

・就職サイトの管理、会社説明会や合説等の運営代行、専用回線を設置しての選考日程調整や合否連絡、選考時の面接官代行等、様々な業務を委託できる。

・採用アウトソーシングの導入に際しては、「何を、どこまで、いくらで、誰が代行してくれるのか?」を明確にする事。

・自社に採用スキルやノウハウが蓄積されないと言ったデメリットも生じる事も要理解。

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